Il tempo è da sempre una delle variabili critiche più importanti da tenere in considerazione quando si imposta una strategia finalizzata all’efficientamento e all’ottimizzazione di flussi, attività e processi.
Nell’impostare il proprio lavoro, con la finalità di offrire prodotti conformi alle specifiche richieste del Cliente, bisogna essere in grado di gestire in perfetta autonomia e con precisione, quello che è il tempo lavorativo effettivo.
Il tempo è una variabile intangibile e allo stesso tempo limitata e deve quindi essere valorizzato attraverso una migliore gestione e ottimizzazione.
Per fare questo, ci vengono in aiuto diverse soluzioni per la gestione del proprio tempo e delle proprie attività. Tra le più importanti troviamo le tecniche e logiche di Daily Management.

DAILY MANAGEMENT

Daily Management
Il Daily Management è un metodo per la gestione giornaliera di tutte le attività attraverso un processo di pianificazione delle stesse.
Permette di comprendere come “rendere” al massimo nel proprio lavoro, attraverso molti aspetti, grazie soprattutto alla logica del “lavorare sulle priorità” che permette di definire il miglior ordine/sequenza dei progetti in maniera dinamica (che può cambiare nel tempo) e di identificare quali tra i progetti possono essere delegati o messi in “stand-by”.
Permette quindi di efficientare il proprio lavoro e quello di Team.
Il Daily Management è uno degli strumenti chiave dell’approccio “Be Manager in a Lean Way” – il percorso ideato da SGC Grecu Consulting Partners, che si occupa di efficientare e snellire le attività dei manager e che applica l’approccio Lean – e quindi snello/essenziale – al mondo della managerialità – ed è uno strumento estremamente utile per ridurre tempi, dimenticanze o sviste e in generale inefficienze, che potrebbero causare ritardi nella realizzazione di progetti prioritari o nei flussi.

DIMENSIONI DEL DAILY MANAGEMENT

• Il Daily Management è composto da 2 dimensioni:
  Dimensione individuale: fa riferimento alla gestione del tempo, delle priorità, delle inefficienze e delle interruzioni legate al singolo individuo;
• Dimensione di Team: ha un riferimento più ampio in quanto considera la gestione delle relazioni con gli altri membri del Team e dei progetti condivisi;

DAILY MANAGEMENT ED ELEMENTI DI SUCCESSO

Come detto, il Daily Management fa parte del percorso “Be Manager in a Lean Way” e comporta – tra le altre cose – lo sviluppo vero e proprio delle capacità manageriali delle persone. Questo è il primo aspetto da tenere in considerazione per costruire saldamente il profilo del manager di successo.
Il Daily Management permette inoltre di gestire la propria quotidianità, concentrandosi quindi su soluzioni e best practices che devono essere inerenti il coinvolgimento e la comunicazione, le resistenze al cambiamento e le riunioni (o meeting).

Il coinvolgimento e la comunicazione
Il primo passo per una gestione giornaliera di successo è trasmettere i concetti in maniera efficace ed efficiente.
Nell’esprimersi bisogna tenere in considerazione due importanti elementi:
• la comunicazione verbale: il concetto che si vuole trasmettere
• la comunicazione non verbale: la modalità con cui viene trasmesso il concetto (postura, tono della voce, gesti, …)

Cambiare per evolversi e vincere: come gestire le resistenze al cambiamento
La resistenza al cambiamento è un freno. Rappresenta il vincolo per eccellenza all’evoluzione individuale, a quella dei team e al successo dell’azienda.
Daily Management e Be Manager In a Lean way, pongono quindi molta attenzione sulle modalità per gestire correttamente il cambiamento.
In particolare, la resistenza al cambiamento si verifica quando una o più risorse all’interno di un’azienda giustificano il loro comportamento di chiusura mentale (es. non applicano un nuovo metodo) attraverso frasi del tipo “abbiamo sempre fatto così”, “da noi non funzionerà mai”, “L’abbiamo già provato” e così via; creando una barriera al miglioramento continuo e all’innovazione, elementi invece molto importanti per la crescita e per il successo dell’azienda. Un approccio anacronistico non è vincente, in una economia in continua evoluzione.

I meeting di lavoro
Un’attività molto importante del Daily Management è la riunione: un momento di organizzazione delle attività, condivisione delle informazioni e di review tra tutti i membri del Team. Ed è anche un momento per decidere.

Un elemento importantissimo è il piano che viene redatto al termine della riunione nel quale – per determinare la buona riuscita della stessa – risulta essere di fondamentale importanza definire:

• le attività
• chi le eseguirà (assegnazione dei ruoli)
• le tempistiche entro cui devono essere svolte.